Eine Wohnungsübergabe ist kein bloßer Schlusspunkt des Mietverhältnisses, sondern ein Termin zur Beweissicherung. Was bei Einzug oder Auszug nicht konkret festgehalten wird, lässt sich später oft nur noch schwer zuordnen. Eine vollständige Checkliste schützt deshalb beide Seiten: Sie schafft eine gemeinsame Tatsachengrundlage für Kaution, Schäden, Zählerstände und Schlüssel.
Planen Sie genügend Zeit ein, begehen Sie die Wohnung gemeinsam und füllen Sie das Protokoll erst aus, wenn jeder Punkt geprüft ist. Die nachfolgende Checkliste ist für Einzug und Auszug verwendbar. Sie ersetzt keine rechtliche Prüfung im Streitfall, hilft aber, relevante Tatsachen geordnet und nachvollziehbar festzuhalten. Zusammengestellt wurde sie von dem Autor des Übergabeheft Magazins.
Vor dem Termin werden Vertrag und Räume abgeglichen
Nehmen Sie den Mietvertrag, frühere Übergabeprotokolle, Nachträge und gegebenenfalls schriftliche Mängelanzeigen zum Termin mit. Prüfen Sie vor der Begehung, welche Räume und Flächen zur Mietsache gehören. Dazu zählen nicht nur die Wohnung, sondern auch Keller, Dachbodenabteil, Stellplatz, Garage, Gartenanteil oder gemeinschaftlich genutzte Bereiche, soweit sie vertraglich mitvermietet sind.
Gleichen Sie außerdem vereinbarte Einbauten und mitvermietete Gegenstände ab. Das können etwa eine Einbauküche, Markisen, Rauchwarnmelder, Rollläden, Möbel oder technische Geräte sein. Halten Sie fest, ob ein Gegenstand vorhanden, funktionsfähig und vollständig ist. Bei fehlenden Teilen ist die genaue Bezeichnung wichtiger als eine allgemeine Bemerkung wie „Küche unvollständig“.
Unterlagen und Ausgangszustand vorbereiten
- Mietvertrag einschließlich Nachträgen und Anlagen bereitlegen.
- Vorherige Übergabeprotokolle und dokumentierte Vorschäden vergleichen.
- Alle mitvermieteten Räume, Flächen und Gegenstände auflisten.
- Bekannte, noch nicht beseitigte Mängel als solche kennzeichnen.
- Bei Auszug schriftliche Vereinbarungen zu Reparaturen oder Rückbauten bereithalten.
Trennen Sie alte Schäden von neu festgestellten Auffälligkeiten. Ein beim Einzug protokollierter Kratzer bleibt ein Vorschaden und darf beim Auszug nicht ohne weitere Prüfung dem ausziehenden Mieter zugerechnet werden. Für die Haftung ist zudem zu unterscheiden, ob es sich um eine Beschädigung oder um vertragsgemäße Abnutzung handelt. Nach Paragraf 538 Bürgerliches Gesetzbuch hat der Mieter Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache, die durch vertragsgemäßen Gebrauch herbeigeführt werden, nicht zu vertreten.
Bei Unklarheiten über Fristen, Rückgabezeitpunkt oder die Organisation vor dem Termin hilft der Beitrag Fristen bei Einzug und Auszug richtig berechnen. Entscheidend für das Protokoll bleibt jedoch der Zustand, der bei der tatsächlichen Übergabe festgestellt wird.
Jeder Raum braucht eine nachvollziehbare Zustandsbeschreibung
Gehen Sie Raum für Raum in derselben Reihenfolge durch und benennen Sie jeden Raum im Protokoll eindeutig. Eine feste Reihenfolge verhindert, dass Abstellkammer, Flur oder Balkon übersehen werden. Beschreiben Sie Tatsachen, nicht Bewertungen. Statt „Badezimmer schlecht“ ist zum Beispiel „Silikonfuge an der rechten Wand der Dusche gerissen, etwa im unteren Bereich“ nachvollziehbar.
Prüfpunkte je Raum
| Bauteil oder Ausstattung | Worauf Sie achten | Sachliche Dokumentation |
|---|---|---|
| Wände und Decken | Bohrlöcher, Risse, Flecken, Abplatzungen | Raum, Wandseite, Lage und Ausmaß beschreiben |
| Böden | Kratzer, Druckstellen, lose Beläge, Feuchtigkeitsspuren | Material und genaue Stelle nennen |
| Türen und Fenster | Beschläge, Glas, Dichtungen, Schließfunktion | Funktion getestet oder konkrete Auffälligkeit eintragen |
| Sanitäranlagen | Armaturen, Ablauf, Keramik, Fugen, sichtbare Undichtigkeiten | Objekt und festgestellten Zustand benennen |
| Heizkörper und Ausstattung | Sichtbare Schäden, Thermostate, Lüftung, mitvermietete Geräte | Vorhandensein, Funktionstest und Abweichung festhalten |
Notieren Sie bei Fenstern und Türen auch, wenn sie bei der Begehung nicht geprüft werden konnten, etwa weil ein Bereich verstellt oder kein Strom verfügbar ist. Ein nicht durchgeführter Test ist etwas anderes als die Feststellung einer Funktionstörung. Diese Unterscheidung verhindert, dass das Protokoll mehr beweisen soll, als der Termin tatsächlich hergibt.
Bei Feuchtigkeit, Schimmel oder auffälligen Gerüchen sollten Sie den Befund genau dokumentieren, aber keine Ursache behaupten, wenn diese nicht geklärt ist. Ob ein Baumangel, Lüftungs- und Heizverhalten, ein Leitungsdefekt oder ein anderer Umstand ursächlich ist, kann eine gesonderte Prüfung erfordern. Vermerken Sie daher Beobachtungen wie Ort, sichtbare Ausdehnung und Zeitpunkt der Feststellung.
Keine pauschalen Zustandsurteile verwenden
Formulierungen wie „ordnungsgemäß“, „einwandfrei“ oder „renovierungsbedürftig“ können sinnvoll sein, reichen bei späteren Meinungsverschiedenheiten aber selten allein. Ergänzen Sie sie durch prüfbare Angaben. Wenn keine Auffälligkeit besteht, kann der Eintrag „keine sichtbaren Beschädigungen festgestellt“ passender sein als eine umfassende Zusage zur Mangelfreiheit.
Besondere Vorsicht gilt bei Schönheitsreparaturen und Renovierungsforderungen. Die Wirksamkeit mietvertraglicher Klauseln und die Pflicht zur Beseitigung von Schäden hängen vom Vertrag und Einzelfall ab. Das Übergabeprotokoll soll zunächst den tatsächlichen Zustand sichern, nicht ungeprüft rechtliche Verpflichtungen schaffen.
Mängel werden mit Ort, Beschreibung und Foto festgehalten
Jeder Mangel braucht einen eigenen, wiederauffindbaren Eintrag. Geben Sie Raum, Bauteil, genaue Position, Beschreibung und, soweit sinnvoll, eine fortlaufende Fotonummer an. Bei mehreren Schäden in einem Raum darf nicht offenbleiben, welches Bild zu welchem Eintrag gehört. Eine bloße Fotosammlung auf einem Telefon ist kein geordnetes Beweismittel.
Fotos so aufnehmen, dass sie später einordenbar sind
Erstellen Sie zunächst ein Übersichtsbild, das den Bereich im Raum zeigt. Ergänzen Sie anschließend ein Detailbild, auf dem der Schaden erkennbar ist. Bei Bedarf hilft ein weiteres Foto mit einem geeigneten Größenvergleich. Das Aufnahmedatum sollte verfügbar sein, ersetzt aber nicht die Eintragung im unterschriebenen Protokoll.
Versehen Sie die Fotos im Protokoll oder in einer Anlage mit Raum, laufender Nummer und kurzer Bezeichnung, etwa „Schlafzimmer, Fenster links, Kratzer im Glas“. Bewahren Sie die Originaldateien auf und verändern Sie sie nicht nachträglich. Wird ein Foto bearbeitet, kann die spätere Beweiswürdigung erschwert werden.
- Raum und genaue Stelle festhalten.
- Den sichtbaren Zustand ohne Spekulation über die Ursache beschreiben.
- Übersichtsbild und Detailansicht derselben Auffälligkeit zuordnen.
- Fotodateien eindeutig nummerieren und als Anlage aufführen.
- Bei strittigen Punkten die unterschiedliche Sicht beider Seiten notieren.
Ein Mieter muss ein Protokoll nicht unterschreiben, das er inhaltlich nicht akzeptiert. Streicht eine Partei etwas oder erklärt sie einen Vorbehalt, dokumentieren Sie dies lesbar. Erzwingen Sie keine Erklärung zu einer Kostentragung. Für die Frage, welche Folgen ein Schaden für die Kaution haben kann, erläutert der Beitrag was Schäden bei der Wohnungsübergabe wirklich kosten können die maßgeblichen Abgrenzungen.
Zählerstände sichern die spätere Betriebskostenabrechnung
Lesen Sie alle vorhandenen und zugänglichen Zähler am Übergabetag ab. Je nach Objekt betrifft dies Strom, Gas, Kaltwasser, Warmwasser und Wärme. Nicht jede Wohnung verfügt über eigene Zähler für jede Verbrauchsart. Halten Sie deshalb nur Werte fest, die tatsächlich ablesbar und der Wohnung oder dem betreffenden Nutzungsbereich zuordenbar sind.
Diese Angaben gehören zu jedem Zähler
- Zählerart und Versorgungsbereich.
- Zählernummer oder eine andere eindeutige Kennzeichnung.
- Ablesedatum.
- Vollständiger angezeigter Zählerstand einschließlich erkennbarer Nachkommastellen.
- Foto des Zählers, wenn Nummer und Stand darauf lesbar sind.
- Hinweis, wenn der Zähler nicht zugänglich, defekt oder nicht ablesbar war.
Bei Heizkosten sind die Vorgaben der Heizkostenverordnung zu beachten. Ob Verbrauchswerte am Übergabetag direkt erfasst werden können, hängt unter anderem von der eingesetzten Messtechnik und der Abrechnungsorganisation ab. Fernablesbare Geräte ändern die praktische Erfassung, ersetzen aber nicht automatisch die klare Zuordnung des Nutzungszeitraums. Lesen Sie dazu auch wie fernablesbare Zähler die Übergabe von Wohnungen verändern.
Der im Protokoll eingetragene Stand ist für die spätere Abrechnung besonders wichtig, weil er den Wechsel der tatsächlichen Nutzung dokumentieren kann. Er entscheidet aber nicht allein über die Abrechnungsmethode. Bei zentralen Anlagen, Zwischenablesungen und Dienstleistern können zusätzliche Unterlagen oder abweichende Prozesse erforderlich sein. Vermerken Sie solche Umstände im Protokoll.
Alle übergebenen Schlüssel werden einzeln gezählt
Erfassen Sie Schlüssel nicht nur als Gesamtzahl. Listen Sie ihre Funktion einzeln auf: Haustür, Wohnungstür, Keller, Briefkasten, Garage, Stellplatz, Müllraum, Fahrradraum oder weitere Schließbereiche. Auch Transponder, Chips und Fernbedienungen gehören in das Protokoll, weil sie Zugangsberechtigungen vermitteln können.
Tragen Sie die Anzahl je Schlüsselart ein und lassen Sie die Übergabe oder Rückgabe bestätigen. Bei einer Schließanlage kann eine Schlüsselnummer oder Kennzeichnung die Zuordnung erleichtern. Vermerken Sie klar, wenn ein Schlüssel fehlt, ein Nachschlüssel angefertigt wurde oder eine Partei erklärt, keinen weiteren Schlüssel zu besitzen.
Fehlende Schlüssel nicht vorschnell abrechnen
Ein fehlender Schlüssel bedeutet nicht automatisch, dass die gesamte Schließanlage ausgetauscht werden muss oder die Kosten verlangt werden können. Entscheidend sind unter anderem das konkrete Sicherheitsrisiko, die Zuordenbarkeit des Schlüssels und die Umstände des Einzelfalls. Das Protokoll sollte deshalb zunächst den tatsächlichen Rückgabestand festhalten: Welche Schlüssel fehlen, welche Kennzeichnung haben sie und welche Erklärung wurde dazu abgegeben.
Geben Sie bei einem Einzug nur die tatsächlich überlassenen Schlüssel an. So bleibt beim Auszug nachvollziehbar, was zurückzuerwarten ist. Bei Transpondern kann es zusätzlich sinnvoll sein, die Sperrung nach Rückgabe oder Verlust intern zu dokumentieren.
Unterschriften schließen das Protokoll für beide Seiten ab
Lesen Sie das vollständig ausgefüllte Protokoll am Ende gemeinsam durch. Benennen Sie Anlagen ausdrücklich, insbesondere Fotolisten, Zählerfotos, Mängelaufstellungen und Schlüsselverzeichnisse. Jede Seite sollte erkennen können, welche Seiten und Anlagen zum unterschriebenen Dokument gehören.
Vermieter und Mieter unterschreiben mit Ort und Datum. Gibt es Vorbehalte, abweichende Auffassungen oder offene Prüfaufträge, schreiben Sie diese unmittelbar vor die Unterschriften oder in eine klar bezeichnete Anlage. Eine Unterschrift bestätigt in erster Linie, was beim Termin dokumentiert wurde. Welche rechtliche Bindung einzelne Erklärungen entfalten, hängt von ihrem Wortlaut und dem Einzelfall ab.
Händigen Sie beiden Seiten unverzüglich ein vollständiges Exemplar aus, einschließlich aller Anlagen. Bei einem Einzug darf außerdem die Wohnungsgeberbestätigung nicht vergessen werden. Nach Paragraf 19 Bundesmeldegesetz hat der Wohnungsgeber bei der Anmeldung mitzuwirken. Welche Angaben erforderlich sind und welche Besonderheiten gelten, erläutert der Beitrag Wohnungsgeberbestätigung nach dem Bundesmeldegesetz.
Die Checkliste ist dann wirksam umgesetzt, wenn Vertrag, Räume, Zustände, Fotos, Zählerstände, Schlüssel und Vorbehalte in einem lesbaren Dokument zusammengeführt sind. Für einen Vor Ort Termin, bei dem Wohnungsübergabe, Zählerstände, Mängel mit Fotos, Schlüsselzahl und Wohnungsgeberbestätigung als unterschriebenes Protokoll für beide Seiten entstehen, bietet Übergabeheft für dokumentierte Wohnungsübergaben eine digitale Unterstützung. Wenn Sie eine Vorführung wünschen oder frühen Zugang prüfen möchten, nutzen Sie das Kontaktformular auf der Kontaktseite.
