ÜBÜbergabeheftÜbergaben sicher festhalten
Zugang anfragen
Vermieter dokumentiert einen Schaden an einer Innentür bei der Wohnungsübergabe

Für den Schadensfall

Was können Sie beim Kautionsstreit nachweisen?

Übergabeheft begleitet Vermieter und kleine Verwaltungen durch Einzug und Auszug. In einem Termin entstehen Protokoll, Fotos, Zählerstände, Schlüsselübersicht und Wohnungsgeberbestätigung für beide Seiten.

  • Zustand Raum für Raum festhalten
  • Fotos direkt dem Mangel zuordnen
  • Von beiden Seiten unterschreiben lassen
Frühen Zugang anfragen Vorlage ansehen

Wenn Belege fehlen

Ein Formular schützt nicht vor Lücken

Papierprotokolle, Bilder auf dem privaten Telefon und nachgereichte Bescheinigungen trennen einen Vorgang, der zusammengehört. Später ist oft nicht mehr nachvollziehbar, was bei der Übergabe tatsächlich festgehalten wurde.

Fotos ohne Bezug

Ein Foto im Handyordner zeigt einen Schaden, aber häufig weder Raum noch Zeitpunkt. Die Verbindung zur konkreten Feststellung im Protokoll fehlt.

Zählerstände vergessen

Zählerstände werden in der Hektik leicht übersehen oder nur handschriftlich notiert. Für die Betriebskostenabrechnung fehlt dann eine belastbare Ausgangs- oder Endablesung.

Schlüssel unklar

Ohne genaue Zahl bleibt offen, welche Haus-, Wohnungs- oder Kellerschlüssel übergeben wurden. Gerade beim Auszug kann das zu unnötigen Diskussionen führen.

Bescheinigung zu spät

Die Wohnungsgeberbestätigung wird oft erst angefragt, wenn der Mieter sie für die Anmeldung benötigt. Dann muss der Vermieter Informationen zusammensuchen, die beim Einzug schon vorlagen.

Ein Ablauf vor Ort

Die Übergabe wird zum vollständigen Vorgang

Übergabeheft führt durch die Räume und fragt genau die Angaben ab, die bei Einzug oder Auszug festgehalten werden sollten. Nach der gemeinsamen Prüfung erhalten beide Seiten das unterschriebene Protokoll.

01

Wohnung gemeinsam prüfen

Sie erfassen Räume, Zählerstände, Mängel und die Anzahl der Schlüssel direkt in der Wohnung. Fotos ergänzen die jeweilige Feststellung, statt getrennt auf dem Telefon zu bleiben.

02

Angaben vollständig machen

Für den Einzug ergänzen Sie die Daten für die Wohnungsgeberbestätigung. Offene Punkte und Vereinbarungen werden im selben Vorgang dokumentiert.

03

Unterschreiben und ablegen

Vermieter und Mieter unterschreiben das fertige Protokoll vor Ort. Anschließend liegt eine Fassung für beide Seiten vor.

Für den Übergabetermin

Was Übergabeheft in der Wohnung festhält

Die Funktionen folgen dem praktischen Ablauf von der ersten Raumprüfung bis zur unterschriebenen Übergabe.

Raumweise Prüfung

Sie dokumentieren den Zustand nach Räumen und Bereichen. So bleibt erkennbar, wo eine Feststellung hingehört.

Mängel mit Fotos

Zu jedem Mangel können Fotos direkt im Vorgang abgelegt werden. Bild und Beschreibung bleiben miteinander verbunden.

Zählerstände erfassen

Strom, Gas, Wasser und weitere Zählerstände werden bei der Übergabe aufgenommen. Das schafft eine Grundlage für die spätere Abrechnung.

Schlüssel zählen

Wohnungs-, Haus-, Keller- und Briefkastenschlüssel werden mit ihrer Anzahl festgehalten. Die Rückgabe wird damit nachvollziehbar.

Unterschrift vor Ort

Beide Parteien bestätigen das Protokoll nach gemeinsamer Durchsicht. Die Unterschrift gehört zum selben Dokument wie die Feststellungen.

Wohnungsgeberbestätigung

Die Angaben für die Bestätigung werden beim Einzug mitgeführt. Sie müssen nicht erst später aus dem Mietvertrag zusammengesucht werden.

Protokoll als PDF

Aus den erfassten Angaben entsteht ein ordentliches Übergabeprotokoll. Beide Seiten können eine Fassung ablegen.

Wiederkehrende Termine

Für mehrere Wohnungen können Sie Übergaben geordnet vorbereiten. Das hilft besonders bei kleinen Verwaltungen mit laufenden Mieterwechseln.

Für Vermieter und Verwaltungen

Absicherung beginnt bei der ersten Feststellung

Ein vollständiger Ablauf ersetzt keine rechtliche Einzelfallprüfung. Er sorgt aber dafür, dass Tatsachen beim Termin geordnet und gemeinsam festgehalten werden.

Vermieter und Mieterin prüfen gemeinsam ein unterschriebenes Übergabeprotokoll

Kaution besser einordnen

Ein dokumentierter Zustand bei Einzug und Auszug erleichtert die Prüfung, ob ein geltend gemachter Schaden während der Mietzeit entstanden ist. Das ist wichtig, bevor über einen Einbehalt der Kaution entschieden wird.

Weniger Nacharbeit

Fotos, Zählerstände und Schlüsselzahl stehen nicht in getrennten Notizen oder Bildordnern. Die Unterlagen werden im Termin zusammengeführt.

Klarheit für beide Seiten

Mieter sehen, was festgehalten wird, und unterschreiben dieselbe Fassung. Das schafft eine gemeinsame Grundlage für spätere Fragen.

Unterlagen rechtzeitig vorbereiten

Die Wohnungsgeberbestätigung wird beim Einzug nicht zur vergessenen Aufgabe. Die benötigten Angaben sind Teil des Übergabevorgangs.

Rechtlicher Rahmen

Pflichten, die beim Einzug und Auszug zählen

Übergabeheft orientiert sich an Vorgängen, für die Vermieter Unterlagen, Fristen und einen sorgfältigen Umgang mit Daten beachten müssen. Die folgenden Punkte sind gesetzlich nachprüfbar.

Daten sparsam erfassenFür das Protokoll werden nur Angaben abgefragt, die für Übergabe und Dokumentation erforderlich sind.
Fotos zuordnenBilder bleiben bei der zugehörigen Feststellung im Übergabevorgang.
Beide Seiten einbeziehenDas Protokoll ist für Vermieter und Mieter zur gemeinsamen Prüfung vorgesehen.
Unterlagen bündelnProtokoll, Zählerstände, Schlüssel und Einzugsdaten gehören in einen geordneten Vorgang.

Bestätigung beim Einzug

Der Wohnungsgeber wirkt bei der Anmeldung mit, indem er dem Meldepflichtigen den Einzug schriftlich oder elektronisch bestätigt. Die Bestätigung muss innerhalb von zwei Wochen nach dem Einzug erfolgen.

Grundlage: § 19 Absatz 1 Bundesmeldegesetz (BMG)

Grenzen bei der Mietkaution

Bei Wohnraummiete darf die vereinbarte Mietsicherheit das Dreifache der auf einen Monat entfallenden Miete ohne Betriebskosten nicht übersteigen. Der Mieter ist berechtigt, die Sicherheit in drei gleichen monatlichen Teilzahlungen zu leisten.

Grundlage: § 551 Absatz 1 und 2 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)
Porträtfoto von Julien Jimenez, Autor der Fachbeiträge von Übergabeheft
Julien Jimenez

Julien Jimenez ist Herausgeber und Autor der Fachbeiträge von Übergabeheft. Mehr zum Autor

Einfach kalkulierbar

Wählen Sie den passenden Zugang

Für gelegentliche Übergaben gibt es den Einzelkauf. Wer regelmäßig Wohnungen übergibt, nutzt das Abo mit unbegrenzten Protokollen.

Einzelprotokoll

Für Vermieter, die nur gelegentlich eine Wohnung übergeben.

2,90 Euroje Protokoll

  • Ein Übergabeprotokoll
  • Raumweise Dokumentation
  • Mängel mit Fotos
  • Zählerstände erfassen
  • Schlüsselübersicht
Einzelprotokoll wählen

Ohne Abonnement.

Empfohlen

Abo

Für Vermieter mit wiederkehrenden Ein- und Auszügen.

7 Europro Monat

  • Unbegrenzte Protokolle
  • Einzug und Auszug
  • Mängel mit Fotos
  • Zählerstände erfassen
  • Schlüsselübersicht
  • Wohnungsgeberbestätigung
Frühen Zugang anfragen

Monatlich kündbar in der Pilotphase.

Verwaltung

Für kleine Verwaltungen und Genossenschaften mit mehreren Bearbeitenden.

19 Europro Monat

  • Unbegrenzte Protokolle
  • Mehrere Bearbeitende
  • Einzug und Auszug
  • Mängel mit Fotos
  • Zählerstände und Schlüssel
  • Wohnungsgeberbestätigung
Verwaltungszugang anfragen

Für die gemeinsame Übergabeorganisation.

Alle Preise verstehen sich pro Zugang und zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer, sofern diese anfällt.

Häufige Fragen

Fragen vor dem ersten Übergabetermin

Hier finden Sie Antworten zum Einsatz von Übergabeheft in der Pilotphase.

Ersetzt Übergabeheft eine rechtliche Beratung?

Nein. Übergabeheft hilft dabei, den tatsächlichen Zustand und die Übergabeangaben geordnet festzuhalten. Bei Fragen zu Schadenersatz, Kaution oder individuellen Vertragsklauseln sollten Sie rechtlichen Rat einholen.

Kann ich Übergabeheft für Einzug und Auszug nutzen?

Ja. Der Ablauf ist für beide Termine gedacht. Beim Einzug unterstützt er zusätzlich die Vorbereitung der Wohnungsgeberbestätigung.

Was gehört in ein Übergabeprotokoll?

Typisch sind Angaben zu den Parteien, zur Wohnung, zum Zustand der Räume, zu Mängeln, Zählerständen und Schlüsseln. Welche zusätzlichen Punkte für Ihr Mietverhältnis sinnvoll sind, hängt vom Einzelfall ab.

Sind Fotos im Übergabeprotokoll sinnvoll?

Fotos können den beschriebenen Zustand oder einen Mangel anschaulich ergänzen. Entscheidend bleibt, dass der Bezug zu Raum und Feststellung klar erkennbar ist.

Wann braucht der Mieter die Wohnungsgeberbestätigung?

Bei einem meldepflichtigen Einzug benötigt der Mieter die Bestätigung für die Anmeldung bei der Meldebehörde. Der Wohnungsgeber muss sie nach § 19 Absatz 1 BMG innerhalb von zwei Wochen nach Einzug ausstellen.

Kann ich auch nur ein einzelnes Protokoll kaufen?

Ja. Das Einzelprotokoll kostet 2,90 Euro und ist für Gelegenheitsvermieter vorgesehen. Ein Abonnement ist dafür nicht erforderlich.

Wie kann ich die Pilotphase testen?

Sie können einen frühen Zugang oder eine Vorführung anfragen. Besonders hilfreich sind Rückmeldungen von Vermietern und kleinen Verwaltungen, die Übergaben selbst durchführen.

Übergabeheft Magazin

Hinweise für sichere Wohnungsübergaben

Fachbeiträge zu Protokollen, Zählerständen, Schlüsseln, Kaution und Wohnungsgeberbestätigung.

Zum Magazin

Pilotphase begleiten

Zeigen Sie uns Ihren Übergabealltag

Sie führen Wohnungsübergaben selbst durch und möchten den Ablauf mit Übergabeheft prüfen? Fragen Sie einen frühen Zugang, eine Vorführung oder ein Angebot an.

  • Wir klären, ob der Ablauf zu Ihren Übergaben passt.
  • Sie erhalten Informationen zum Zugang in der Pilotphase.
  • Ihre Rückmeldung hilft bei der Weiterentwicklung.

Anfrage zu Übergabeheft

Nennen Sie uns kurz, ob Sie einzelne Wohnungen, einen kleinen Bestand oder eine Genossenschaft betreuen. So können wir die Vorführung auf Ihren Ablauf ausrichten.

Bitte senden Sie keine sensiblen Daten von Mietern oder konkrete Vertragsunterlagen über das Formular.

Wir beantworten Anfragen persönlich und verwenden Ihre Angaben nur zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Sie erreichen uns auch direkt unter jimenezjulien42@gmail.com.