Eine Kautionsabrechnung wird belastbar, wenn sie nicht mit einer bloßen Behauptung beginnt, sondern mit einem nachprüfbaren Ablauf: Zustand beim Einzug, Feststellung beim Auszug, Ursache, Kosten und fristgerechter Ausgleich. Dieser Praxisfall zeigt, wie ein Vermieter einen Schaden an einer Tür und eine noch offene Betriebskostenabrechnung getrennt behandelt. Die Zahlen sind ein Rechenbeispiel, keine Aussage darüber, was in jedem einzelnen Mietverhältnis geschuldet ist.
Die Wohnung hat eine Nettokaltmiete von 900 Euro. Der Mieter hat eine Kaution von 2.700 Euro geleistet, also den nach Paragraf 551 Absatz 1 BGB zulässigen Höchstbetrag von drei Monatsnettokaltmieten. Für die Dokumentation und die Kommunikation lohnt sich ein einheitlicher Ablauf, wie ihn die Checkliste für die Wohnungsübergabe mit Protokoll und Fotos beschreibt. Entscheidend ist stets, ob der konkrete Anspruch dem Grunde und der Höhe nach belegt werden kann.
Beim Auszug wird ein Schaden an der Innentür festgestellt
Bei der gemeinsamen Auszugsübergabe fällt an einer Innentür eine tiefe Beschädigung im Türblatt auf. Es handelt sich nicht um eine leichte Gebrauchsspur, sondern um eine sichtbare Vertiefung, die nach erster Einschätzung nicht durch Reinigung oder einen kleinen Ausbesserungsanstrich behoben werden kann. Der Vermieter hält deshalb die Tür, den Raum und die Stelle der Beschädigung im Auszugsprotokoll fest.
Den Zustand konkret statt wertend beschreiben
Im Protokoll sollte nicht nur „Tür beschädigt“ stehen. Besser ist eine sachliche Beschreibung, etwa: „Innentür zum Schlafzimmer, Türblatt auf Raumseite, tiefe Eindellung im unteren Bereich, Oberfläche aufgerissen.“ Eine neutrale Beschreibung verhindert, dass eine rechtliche Bewertung vorweggenommen wird, und macht später nachvollziehbar, was tatsächlich festgestellt wurde.
Zum Protokoll kommen mindestens ein Übersichtsbild, das Tür und Raum erkennen lässt, sowie ein Detailfoto der Schadstelle. Datum, Wohnung und Raum müssen der Akte eindeutig zuordenbar sein. Idealerweise bestätigt der Mieter das Protokoll durch Unterschrift. Verweigert er die Unterschrift oder nimmt er Vorbehalte auf, darf der Vermieter dies ebenfalls dokumentieren, sollte daraus aber keine automatische Anerkennung einer Zahlungspflicht ableiten.
Normale Abnutzung und ersatzfähiger Schaden trennen
Nach Paragraf 538 BGB hat der Mieter Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache nicht zu vertreten, die durch den vertragsgemäßen Gebrauch herbeigeführt werden. Eine altersgerechte Abnutzung der Tür wäre daher kein Kautionsposten. Bei einer tiefen, über die gewöhnliche Nutzung hinausgehenden Beschädigung kann dagegen ein Ersatzanspruch in Betracht kommen, sofern sie dem Mieter zurechenbar ist und der Vermieter den Vergleichszustand sowie den Schaden belegen kann.
Das Auszugsprotokoll schafft den wichtigen Beweis für den Endzustand. Es beantwortet jedoch allein noch nicht die Frage, ob die Beschädigung während dieses Mietverhältnisses entstanden ist. Dafür braucht der Vermieter den dokumentierten Ausgangszustand.
Das Einzugsprotokoll liefert den Vergleichszustand
In der Übergabeakte liegt das beim Einzug erstellte Protokoll. Dort ist dieselbe Innentür als unbeschädigt vermerkt. Die Einzugsfotos zeigen die Tür in derselben Raumzuordnung ohne die beim Auszug festgestellte Vertiefung. Damit wird nicht nur der aktuelle Mangel dokumentiert, sondern auch der Zustand, von dem die Parteien ausgegangen sind.
Eine geschlossene Akte verbindet die Beweise
Für den Praxisfall werden Einzugsprotokoll, Einzugsfotos, Auszugsprotokoll, Auszugsfotos, Schriftverkehr und später die Rechnung gemeinsam abgelegt. Fotos sollten nicht isoliert in einem privaten Telefonordner bleiben. Entscheidend ist ihre nachvollziehbare Zuordnung zu Wohnung, Raum, Termin und jeweiligem Übergabeprotokoll.
Der Vergleich ist besonders wertvoll, wenn der Mieter einwendet, die Tür sei schon vorher beschädigt gewesen. Dann kann der Vermieter nicht nur auf eine Erinnerung verweisen, sondern auf die von beiden Seiten dokumentierte Übergabe. Fehlt ein Einzugsprotokoll oder ist die Tür dort als bereits beschädigt festgehalten, wird ein Ersatzanspruch erheblich schwerer durchsetzbar oder scheidet je nach Sachlage aus.
Auch bei gutem Vergleichsbeweis bleibt zu prüfen, ob der Mieter den Schaden zu vertreten hat. Der Vermieter muss keine Pauschale für einen bloßen Verdacht einbehalten. Er sollte den Sachverhalt offen darlegen, dem Mieter Gelegenheit zur Stellungnahme geben und nur Positionen abrechnen, die er rechtlich tragen kann.
Die Handwerkerrechnung wird als konkreter Kostenposten angesetzt
Nach der Übergabe beauftragt der Vermieter einen Handwerksbetrieb. Dieser stellt für Ersatz des Türblatts, Material und Montage 420 Euro in Rechnung. Die Rechnung wird der Schadenposition beigefügt. Sie macht nachvollziehbar, welche Leistung bezahlt wurde und weshalb gerade dieser Betrag verlangt wird.
Die Rechnung ist wichtig, aber nicht die einzige Prüfung
Eine Handwerkerrechnung belegt die tatsächlichen Aufwendungen, ersetzt aber nicht die rechtliche Prüfung. Die Maßnahme muss zur Beseitigung des dokumentierten Schadens erforderlich und wirtschaftlich vertretbar sein. Wird eine alte Tür durch ein hochwertigeres neues Bauteil ersetzt, kann ein Vorteilsausgleich wegen des verbleibenden Alters und Zustands der beschädigten Tür relevant werden. Der Mieter muss nicht ohne Weiteres eine vollständige Verbesserung finanzieren.
Im Fallbeispiel wird unterstellt, dass der Austausch des Türblatts zur Beseitigung der tiefen Beschädigung erforderlich ist und 420 Euro als ersatzfähiger Schaden verbleiben. In der tatsächlichen Abrechnung sollte der Vermieter diese Annahme nicht verschweigen. Bestehen Zweifel, etwa wegen einer bereits stark abgenutzten Tür oder einer günstig möglichen Reparatur, ist eine Prüfung vor dem Einbehalt sinnvoll.
Der Betrag wird als „Schaden an Innentür laut Auszugsprotokoll und beigefügter Rechnung“ bezeichnet. So bleibt er von anderen Positionen getrennt. Welche Kosten bei Schäden typischerweise entstehen können und welche Nachweise dabei zählen, erläutert der Beitrag Was Schäden bei der Wohnungsübergabe wirklich kosten können.
Die Betriebskostenrücklage wird getrennt ausgewiesen
Zusätzlich zur Türrechnung ist die Betriebskostenperiode noch nicht abgerechnet. Der Vermieter erwartet auf Grundlage der bisherigen Vorauszahlungen, der bekannten Kostenentwicklung und gegebenenfalls früherer Abrechnungen eine Nachforderung. Er behält hierfür im Praxisfall 300 Euro zurück. Dieser Betrag ist kein Türschaden und darf auch nicht als solcher bezeichnet werden.
Einbehalt nur in angemessener Höhe
Ein angemessener Teil der Kaution kann bis zur noch ausstehenden Betriebskostenabrechnung zurückbehalten werden, wenn eine Nachforderung ernsthaft zu erwarten ist. Maßstab sind die Umstände des einzelnen Mietverhältnisses. Eine Rücklage ohne erkennbare Grundlage oder ein Einbehalt der gesamten Kaution allein wegen noch offener Betriebskosten ist regelmäßig nicht sachgerecht.
Der Vermieter sollte deshalb intern festhalten, wie die 300 Euro ermittelt wurden, etwa anhand der geleisteten Vorauszahlungen, vorläufig bekannter Abrechnungsdaten und der Verbrauchs oder Kostenentwicklung. Bei verbrauchsabhängigen Kosten können abgelesene Zählerstände aus der Übergabeakte zusätzlich helfen. Die Rücklage bleibt bis zur Abrechnung vorläufig. Ergibt sich keine oder nur eine niedrigere Nachforderung, ist der nicht benötigte Betrag auszuzahlen.
Die Betriebskostenposition verlangt eine andere Belegkette als der Mietschaden: Mietvertragliche Vereinbarung über Betriebskostenvorauszahlungen, Abrechnungsperiode, Vorauszahlungen und spätere Betriebskostenabrechnung. Gerade diese Trennung schützt davor, eine zulässige Sicherheitsrücklage mit einem streitigen Schadensersatzanspruch zu vermischen.
Die Rechnung der Kautionsabrechnung bleibt überprüfbar
Die Abrechnung stellt zunächst die Kaution von 2.700 Euro dar. Davon werden 420 Euro für die nachgewiesenen Türkosten und 300 Euro als gesondert erläuterte Betriebskostenrücklage abgezogen. Daraus ergibt sich folgende vorläufige Auszahlung:
| Position | Betrag |
|---|---|
| Geleistete Kaution | 2.700 Euro |
| Türkosten laut Rechnung | minus 420 Euro |
| Rücklage für erwartete Betriebskostennachforderung | minus 300 Euro |
| Zur Auszahlung | 1.980 Euro |
Die 1.980 Euro sind im Beispiel vorbehaltlich weiterer berechtigter Positionen auszuzahlen. Der Vermieter sollte nicht auf eine spätere Gesamtabrechnung warten, wenn einzelne Teile der Kaution bereits ohne Risiko freigegeben werden können. Kautionszinsen sind nach Paragraf 551 Absatz 3 BGB getrennt anzulegen und stehen dem Mieter zu. Sie gehören deshalb, soweit angefallen, ebenfalls in die Schlussabrechnung.
Eine verständliche Kautionsabrechnung nennt zu jeder Position den Grund, den Betrag, den Beleg und den Status. Bei der Tür ist der Anspruch konkret abgerechnet. Bei den Betriebskosten ist der Betrag ausdrücklich als vorläufiger Einbehalt gekennzeichnet. Der Mieter kann dadurch prüfen, wogegen er sich gegebenenfalls wendet und welcher Betrag später noch abzurechnen ist.
Belege und Fristen bestimmen das weitere Vorgehen
Für Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache gilt Paragraf 548 Absatz 1 BGB. Die Ansprüche verjähren in sechs Monaten ab Rückerhalt der Mietsache. Maßgeblich ist die tatsächliche Rückgabe, regelmäßig die vollständige Besitzrückgabe mit Schlüsselübergabe. Der Vermieter sollte die Türforderung daher zeitnah prüfen, belegen und geltend machen, statt sie ungeklärt liegen zu lassen.
Für die Betriebskostenabrechnung gilt Paragraf 556 Absatz 3 BGB. Der Vermieter muss dem Mieter die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Die Betriebskostenrücklage muss deshalb nach Zugang der Abrechnung zügig endgültig verrechnet oder ausgezahlt werden.
Der nächste Schritt im Praxisfall
- Die Türrechnung wird mit Auszugsprotokoll, Einzugsprotokoll und Fotos an die Abrechnung angehängt.
- Die Auszahlung von 1.980 Euro wird veranlasst, sofern keine weiteren tatsächlich berechtigten und belegten Positionen bestehen.
- Die 300 Euro werden als Betriebskostenrücklage nachvollziehbar begründet und nach der fristgerechten Abrechnung abschließend behandelt.
- Alle Unterlagen bleiben bis zur Klärung möglicher Ansprüche geordnet verfügbar.
Die Kernerkenntnis lautet: Ein Schaden braucht Vergleichszustand, Auszugsdokumentation und eine prüfbare Kostenbasis. Eine erwartete Betriebskostennachforderung braucht dagegen einen getrennten, angemessenen Vorbehalt und die spätere Abrechnung. Wer Übergaben so vorbereitet, reduziert Haftungsrisiken und kann dem Mieter eine nachvollziehbare Abrechnung vorlegen. Hinweise zu weiteren Terminen und Fristen finden Sie im Beitrag Fristen bei Einzug und Auszug richtig berechnen.
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